לוח המצב
מסך הבית שעונה על שאלות הבוקר
לוח המצב הוא המסך הראשון שרואים בכניסה למערכת — תמונת מצב חיה של יום העבודה: כמה נסיעות מתוכננות היום, כמה רכבים על הכביש ברגע זה, מתי היציאה הבאה, ומה עוד דורש טיפול. כרטיסי ההתרעה מציפים בעיות לפני שהן קורות, ותקציר הכספים מראה את מצב החודש בלי להיכנס למסכי הכספים.
- תמונת מצב חיה של יום העבודה במבט אחד
- התרעות מוקדמות לפני שבעיה הופכת לתקלה
- מעבר בקליק מהבעיה למסך שפותר אותה
- תקציר כספים חודשי זמין תמיד
- כל משתמש רואה לפי ההרשאות שלו
- כניסה למערכת עם טלפון וסיסמה
- ציר הזמן של היום: נסיעות, רכבים על הכביש עכשיו, והיציאה הבאה
- כרטיסי התרעה: נסיעות ללא נהג, נסיעות ללא מחיר, מסמכים שעומדים לפוג, טיפולי רכב
- מצב הצי: השבתות פעילות וטיפולים קרובים
- תקציר כספים חודשי: מוכן לחיוב וחוב פתוח לגבייה
- ניווט לכל חלקי המערכת מסרגל הצד
לוח סידור
שיבוץ נהגים ורכבים לנסיעות היום — הלב של המערכת
לוח הסידור הוא מסך העבודה המרכזי של הסדרן: כל נסיעות היום על ציר זמן עם שורה לכל נהג, צבע לכל סטטוס, קו "עכשיו" חי וזמני מעבר משוערים בין נסיעות עוקבות. משבצים נהג בגרירה אחת — הרכב הצמוד שלו מגיע איתו — והמערכת בודקת לבד רישיונות, מסמכי רכב והתנגשויות זמנים ועוצרת שיבוץ בעייתי לפני שהוא קורה. כשהסידור מוכן, כל הנסיעות המשובצות נשלחות לנהגים בלחיצה אחת.
- שיבוץ נהג ורכב בגרירה אחת (drag & drop)
- בקרות אוטומטיות: מסמכים שפגו, התנגשויות זמנים וחריגת מקומות
- ציר זמן חי עם צבעי סטטוס וזמני מעבר משוערים בין נסיעות
- שליחת סידור היום לכל הנהגים בלחיצה אחת
- פעולות מרוכזות על טווח תאריכים והדפסת סידור יומי
- מתחברים ופותחים את לוח הסידור מסרגל הניווט
- ציר זמן יומי: שורה לכל נהג, בלוק לכל נסיעה וקו "עכשיו" אדום
- מקרא צבעי הסטטוס: מטיוטה, דרך משובצת ונשלחה, ועד הסתיימה
- זמן נסיעת מעבר משוער בין נסיעות עוקבות — התגית מאדימה כשהפער קצר מדי
- מדפדפים בין ימים להכנת הסידור של מחר, וכפתור "היום" מחזיר הביתה
- נסיעות ללא נהג ממתינות בשורת "ללא נהג" הצהובה בראש הלוח
- עוברים לתצוגת רשימה — כרטיס לכל נסיעה ומאגר נהגים בצד
- גוררים נהג אל נסיעה — המערכת עוצרת שיבוץ עם טסט שפג תוקף
- בוחרים נהג אחר — השיבוץ נשמר והרכב הצמוד שלו משובץ איתו
- פותחים נסיעה: מסלול מלא, עצירות, ניווט Waze, נוסעים ויומן שינויים
- כפתור "שליחה לנהגים" שולח את סידור היום לכל הנהגים בלחיצה אחת
נסיעות קבועות
תבניות שמייצרות את הסידור היומי אוטומטית
רוב העבודה של חברת הסעות היא קווים קבועים — אותו מסלול, אותם ימים, אותה שעה. ב-EMIL מגדירים כל קו פעם אחת כתבנית: לקוח, ימי פעילות, שעת יציאה, מסלול עצירות, נהג ורכב קבועים ונוסעים. מחולל הנסיעות ממלא מהתבניות את לוח הסידור קדימה — בלי להקליד נסיעה אחת ביד, ובלי חשש מכפילויות.
- מגדירים קו פעם אחת — והוא מייצר את עצמו כל שבוע
- שיבוץ קבוע של נהג ורכב, כולל רכב צמוד אוטומטי לפי הנהג
- מסלול עצירות עם חישוב זמני נסיעה אמיתיים
- דילוג אוטומטי על חגים למוסדות חינוך
- הרצה חוזרת בטוחה — נסיעות קיימות מזוהות ולא נוצרות פעמיים
- רשימת כל הקווים הקבועים: לקוח, ימי פעילות, שעה, כיוון, נהג קבוע וסטטוס — במבט אחד
- פתיחת תבנית: ימי הפעילות מסומנים בלחיצה, וכל שינוי מתעדכן בנסיעות הבאות
- בחירת נהג קבוע — המערכת מזהה את הרכב הצמוד שלו ובוחרת אותו אוטומטית
- מסלול העצירות לפי סדר, עם זמני הגעה שמחושבים אוטומטית משעת היציאה
- סימון נוסעים קבועים שנכנסים אוטומטית לכל נסיעה שנוצרת
- "יצירת נסיעות מתבניות": כל התבניות או קו אחד, טווח תאריכים — והלוח מתמלא
- דוח מדויק בסיום: כמה נסיעות נוצרו וכמה כבר היו קיימות — והתוצאה בלוח הסידור
כל הנסיעות
חיפוש, סינון ובקרה על כל נסיעות העסק
עמוד הנסיעות הוא מסך הבקרה של המשרד: מה נסע, מה תומחר ומה נשאר פתוח — מכל תאריך ובכל סטטוס. נפתחים על היום החי, מרחיבים לטווח תאריכים שלם, ומסננים לפי לקוח, נהג, סטטוס ומצב חיוב. שורת סיכום חיה מציגה כמה נסיעות נמצאו ומה הסכום המתומחר — ומזהירה על נסיעות שנשארו בלי מחיר; המחיר והסטטוס נערכים ישירות בשורה בלי לפתוח מסכים. "פתוחות מהעבר" חושף נסיעות שסיומן לא דווח ולא ייכנסו לחיוב ולשכר — וסוגר אותן בלחיצה אחת.
- כל הנסיעות במקום אחד — סינון לפי תאריכים, לקוח, נהג, סטטוס וחיוב
- שורת סיכום חיה: מספר נסיעות וסה"כ מתומחר
- עריכת מחיר ושינוי סטטוס ישירות מהשורה
- איתור נסיעות ללא מחיר לפני שהחיוב בורח
- סגירה מרוכזת של נסיעות פתוחות מהעבר לפי הזמן המתוכנן
- פותחים את עמוד "כל הנסיעות" — היום החי מוצג כברירת מחדל, ומרחיבים לכל טווח תאריכים
- שורת הסיכום החיה מציגה כמה נסיעות נמצאו ומה הסכום המתומחר — ומתעדכנת עם כל סינון
- משלבים מסננים: לקוח, סטטוס ונהג — הרשימה והסיכום מתעדכנים מיד
- "ללא מחיר בלבד" מאתר נסיעות שטרם תומחרו — והמחיר נערך ישירות בשורה
- "פתוחות מהעבר" חושף נסיעות ישנות שלא נסגרו, עם סגירה מרוכזת בלחיצה אחת
כרטסות לקוחות ונוסעים
הארגונים שמזמינים הסעות — והנוסעים שלהם
כרטסת הלקוחות היא מקור האמת המסחרי של החברה — עסקים, בתי ספר, רשויות ואפילו משפחות פרטיות. כל כרטיס מרכז פרטים משפטיים, תנאי תשלום, אימייל לחשבוניות, אנשי קשר ומיקומים קבועים, ולצידו מאגר נוסעים קבוע המקובץ לפי הלקוח המזמין. הכל מוכן לשיבוץ בלוח הסידור.
- כרטיס לקוח מלא: תנאי תשלום, דרישת הזמנת רכש, אנשי קשר ומיקומים
- מאגר נוסעים מקובץ לפי לקוח — כולל פרטי הורה, קבוצה וצרכים מיוחדים
- חיפוש נוסע אחד בכל הלקוחות בבת אחת
- השלמה אוטומטית של ערים ורחובות אמיתיים ואימות כתובת מול המפה
- סימון כיסא גלגלים ומלווה — נתונים שמזינים את השיבוץ
- כרטסת הלקוחות: סוג, תנאי תשלום (שוטף+) ודרישות מסחריות כמו חובת הזמנת רכש
- פתיחת כרטיס לקוח — שם משפטי, ח״פ, אימייל לחשבוניות וכתובת מאומתת במפה
- לשוניות אנשי קשר ומיקומים קבועים לשימוש חוזר במסלולים
- כרטסת הנוסעים — המאגר הקבוע מקובץ לפי הלקוח המזמין, עם חיפוש בכל הלקוחות
- הוספת נוסע חדש: לקוח מזמין, קבוצה, פרטי הורה וכתובת איסוף מאומתת — ושמירה
כרטסות נהגים ורכבים
כרטיסי נהג ורכב, מסמכים ומעקב תוקף
כרטסת הנהגים היא תיק הבטיחות וכוח האדם של מערך ההיסעים, וצי הרכבים מנוהל לצידה באותה כרטסת. כרטיס נהג מרכז פרטי קשר, סוג העסקה, רכב צמוד, רישיון ודרגות נהיגה, קבצי מסמכים והיסטוריית רכב צמוד; כרטיס רכב מרכז יצרן ודגם, מקומות, קילומטראז׳, בעלות, נגישות ואת מועד הטיפול הבא. המערכת עוקבת אוטומטית אחרי תוקף רישיונות ומסמכים ומתריעה מראש — לפני שהם פגים.
- תוקף רישיון צבוע לפי דחיפות: ירוק תקין, כתום מתקרב לחידוש, אדום פג
- תגי התראה על מסמך שפג או עומד לפוג — ישירות בטבלה
- קבצי מסמכים עם מעקב תוקף אוטומטי והתראה מוקדמת
- היסטוריית רכב צמוד לכל נהג
- כרטיס רכב עם ק״מ, טיפול הבא, בעלות ונגישות
- טסט וביטוח במעקב — שום מסמך לא פג בלי התראה מראש
- כרטסת הנהגים — תוקף רישיון צבוע לפי דחיפות ותגי התראה כבר בטבלה
- פתיחת כרטיס נהג — פרטי קשר, העסקה, רכב צמוד, רישיון ודרגות נהיגה
- לשונית מסמכים — קבצים עם תאריכי תוקף ומעקב אוטומטי והתראה מוקדמת
- היסטוריית רכב צמוד — איזה רכב היה משויך לנהג בכל תקופה
- טופס הוספת נהג חדש — פרטים, רישיון ודרגות, וכתובת
- צי הרכבים — יצרן ודגם, מקומות, ק״מ והטיפול הבא מקצין הרכב
- כרטיס רכב ומסמכיו — טסט, ביטוח ורישיון רכב עם התראות תפוגה
חיוב חודשי וחשבוניות
מריכוז הנסיעות שבוצעו ועד חשבונית מוכנה ללקוח
מחזור החיוב החודשי במסך אחד: המערכת מרכזת פר לקוח את כל הנסיעות שהסתיימו ותומחרו וטרם חויבו. בלחיצה אחת צוללים לפירוט הנסיעות של הלקוח, בוחרים מה נכנס לחשבונית ומפיקים חשבונית מס עם מספר רץ ומע"מ. עמוד החשבוניות מציג את כל המסמכים — סטטוסים, יתרות פתוחות, PDF ושליחה במייל.
- ריכוז אוטומטי של נסיעות לא-מחויבות פר לקוח וחודש
- רק נסיעות שהסתיימו ותומחרו נכנסות לחיוב — בלי הפתעות
- חשבונית מס או חשבונית מס-קבלה בכמה לחיצות, כולל PDF ומייל ללקוח
- מעקב סטטוסים ויתרות פתוחות לכל מסמך
- זיכוי מלא שמבטל מסמך ומשחרר את הנסיעות לחיוב מחדש
- עמוד החיוב החודשי — שורה לכל לקוח: כמה נסיעות בוצעו, מה עדיין ללא מחיר, וכמה לחייב לפני מע"מ
- צלילה לנסיעות של לקוח: תאריך, שעה, מסלול ומחיר לכל נסיעה — סימון אחד בוחר את כולן
- בחירת סוג מסמך והפקת חשבונית מס — מספר רץ רשמי, סה"כ כולל מע"מ, PDF ושליחה במייל ללקוח
- עמוד החשבוניות: סינון לפי חודש, לקוח, סוג מסמך וסטטוס, ושורת סיכום עם היתרה הפתוחה לגבייה
- פתיחת פירוט חשבונית — שורה לכל נסיעה, ולמטה לפני מע"מ, מע"מ וסה"כ
תקבולים וגבייה
רישום תשלומים מלקוחות, הקצאה לחשבוניות ומעקב חובות
מסך הגבייה מרכז את כל תמונת החובות: דוח גיול מציג כמה כל לקוח חייב ומכמה זמן — מפולח לתקופות, עם הדגשה באדום של חובות ישנים שקשה יותר לגבות. רישום תקבול חדש אורך שניות — בוחרים לקוח, המערכת שולפת את החשבוניות הפתוחות שלו עם היתרה בכל אחת, מקצים את הסכום בלחיצה אחת על "מלא" ומפיקים קבלה ממוספרת אוטומטית. דוח הגיול מתעדכן בזמן אמת עם כל תקבול — ותזרים המזומנים תמיד מול העיניים.
- דוח גיול חובות בזמן אמת עם הדגשת חובות ישנים
- הקצאת תקבול לחשבוניות פתוחות בלחיצה אחת
- הפקת קבלה אוטומטית עם כל תקבול
- סינון תקבולים לפי לקוח, אמצעי תשלום וטווח תאריכים
- ייצוא ריכוז תקבולים ל-PDF
- דוח גיול חובות פתוחים לפי לקוח — שוטף, 1–30, 31–60, 61–90 ו-90+ יום
- רישום תקבול חדש: לקוח, תאריך, סכום, אמצעי תשלום ואסמכתא
- המערכת שולפת את החשבוניות הפתוחות של הלקוח להקצאה
- לחיצה על "מלא" מקצה את התקבול מול יתרת החשבונית
- רישום והפקת קבלה אוטומטית — והחוב בדוח הגיול מתעדכן מיד
שכר נהגים וכרטיס עבודה
מהנסיעות שבוצעו ועד דוח שכר חתום לרו"ח
דוח השכר החודשי נבנה לבד מהנסיעות שבוצעו: שורה לכל נהג עם ימי עבודה, שעות בפועל, שעות לתשלום והסכום לפי התעריף. המערכת מסמנת חריגות לטיפול לפני סגירת החודש, וכרטיס העבודה מציג לכל נהג את החודש יום-יום — עם אפשרות לתקן ידנית את השעות לתשלום. בסוף התהליך: ייצוא לרו"ח ונעילת חודש שחותמת את הדוח.
- רישומי עבודה נטענים אוטומטית מהנסיעות שבוצעו — בלי הקלדה כפולה
- זיהוי חריגות לפני סגירת חודש: רישומים חופפים, ימים ארוכים, נהג בלי תעריף
- תעריפים שעתיים עם היסטוריה — העלאת שכר מתאריך תחולה, בלי לשכתב עבר
- כרטיס עבודה יום-יום עם דריסה ידנית של שעות לתשלום, מיוצא ל-PDF ול-Excel
- נעילת חודש שחותמת את הדוח — ופתיחה מחדש רק עם סיבה מתועדת
- מסך שכר נהגים — דוח חודשי עם שורה לכל נהג: ימי עבודה, רישומים, שעות בפועל מול שעות לתשלום, תעריף וסכום
- טעינת הנסיעות שבוצעו לרישומי עבודה בלחיצה אחת — בלי הקלדה כפולה
- פאנל חריגות לטיפול לפני סגירת החודש — למשל רישומים חופפים — כדי למנוע ויכוחים אחרי התלוש
- צלילה לפירוט נהג: כל הרישומים עם מקור וסטטוס, ואישור רישום בלחיצה
- כרטיס עבודה יום-יום — הנסיעות והשעות של כל יום, ותיקון ידני של שעות לתשלום שמסומן בתג "ידני"
- ייצוא הכרטיס ל-PDF ול-Excel, ייצוא הדוח לרו"ח ונעילת חודש שחותמת אותו
קצין רכב — תחזוקת הצי
טיפולים, בקרות והשבתות — הצי תמיד כשיר
מסך קצין הרכב מרכז את כל תחזוקת הצי: לוח דחיפות שממוין לפי מה שבוער, תוכניות טיפולים לפי תאריך וק"מ, השבתות רכבים ועלויות. לכל סוג טיפול מגדירים בקרות (צ'ק־ליסט), ובביצוע מסמנים עבר/לא עבר — והכול מתועד בדוח מעוצב ומוכן להדפסה.
- לוח דחיפות אחד לכל הצי — לפי תאריך וק"מ
- בקרות מוגדרות בסוג הטיפול ונבדקות בכל ביצוע
- רכב מושבת יוצא אוטומטית מהשיבוץ
- מעקב עלויות: טיפולים והשבתות לפי רכב
- דוח HTML מעוצב להדפסה עם עבר/לא עבר
- לוח הדחיפות: באיחור באדום, קרוב בכתום — רואים מיד מה דחוף
- בסוג הטיפול מגדירים חזרתיות ורשימת בקרות — מה בדיוק נבדק בכל ביצוע
- רישום ביצוע: עלות, מוסך, וסימון עבר/לא עבר לכל בקרה — עם הערה למה שלא עבר
- היעד הבא מחושב אוטומטית לפי חזרתיות בחודשים או בק"מ
- לשונית השבתות: מי מושבת כעת, למה, כמה זה עולה ועד מתי
- היסטוריית טיפולים: כל ביצוע מתועד, ומה שלא עבר מסומן
- דוח ביצוע טיפול מודפס עם תוצאות הבקרות ושורות חתימה
משתמשים והרשאות + ייבוא נתונים
מי נכנס למערכת, באיזה תפקיד — ואיך מכניסים את כל הנתונים
ניהול המשתמשים של החברה: לכל משתמש תפקיד שקובע מה הוא רואה — סדרן משבץ נסיעות, כספים רואה מחירים וחיובים, קצין בטיחות עוקב אחרי כשירות, נהג מקבל רק את אפליקציית הנהג ומנהל רואה הכל. הזמנה בקישור אישי, סטטוסים וכניסה אחרונה. לצד זה — מסך ייבוא שמעביר את כל הכרטסות מאקסל למערכת בדקות: לקוחות, רכבים, נהגים ונוסעים.
- הזמנה בקישור אישי בתוקף ל־7 ימים — בוואטסאפ או במייל
- חמישה תפקידים עם הרשאות מובחנות, כולל קישור משתמש־נהג לאפליקציית הנהג
- נטרול והפעלה של משתמשים בלחיצה — בלי למחוק היסטוריה
- ייבוא מאקסל עם תבניות מוכנות והתאמת עמודות אוטומטית
- דיווח שגיאות לפי שורה ואיתור כתובות אוטומטי אחרי הייבוא
- רשימת המשתמשים — תפקיד, סטטוס וכניסה אחרונה לכל משתמש
- הזמנת משתמשת חדשה בתפקיד כספים וקבלת קישור הזמנה אישי בתוקף ל־7 ימים
- המשתמשת מופיעה ברשימה בסטטוס "הוזמן" עד הפעלת הקישור
- מסך הייבוא: בחירה לפי הסדר המומלץ (לקוחות → רכבים → נהגים → נוסעים) והורדת תבנית אקסל
- העלאת קובץ — התאמת עמודות אוטומטית, תצוגה מקדימה וייבוא בפועל של 3 לקוחות
- איתור כתובות (Geocoding) — הופך כל כתובת מיובאת לנקודה על המפה
מרכז ההתראות החי
כל מה שדורש טיפול — במקום אחד, ברגע שזה קורה
פעמון ההתראות בסרגל העליון מרכז את כל האירועים שדורשים תשומת לב: שינויים בנסיעות, מסמכים שתוקפם פג, טיפולי רכב מתקרבים וחובות לקוחות באיחור. ליד כל התראה מוצג הזמן שחלף, הלא-נקראו מודגשות, וכל התראה מנווטת בלחיצה אחת למסך שמטפל בבעיה — ומסומנת כנקראה מעצמה. את סוגי ההתראות שנשלחים גם למייל כל משתמש בוחר לעצמו.
- מונה לא-נקראו חי שמתעדכן אוטומטית
- התראות על שינויי נסיעות, מסמכים, טיפולים וחובות — עם זמן יחסי
- לא-נקראו מודגשות; מה שטופל מוצג דהוי
- ניווט חכם — כל התראה מובילה למסך המטפל ומסומנת כנקראה
- סימון נקרא בודד או "סמן הכול כנקרא"
- משלוח למייל לפי העדפה אישית לכל סוג התראה
- כרטיס "התראות אחרונות" בלוח המצב מציג את הפיד החי
- פעמון ההתראות בסרגל העליון — עם מונה אדום של הלא-נקראו
- פתיחת המרכז — שינויי נסיעות, תוקפי מסמכים, טיפולי רכב וחובות, עם הזמן שחלף ליד כל אחת
- לחיצה על התראה מנווטת ישירות למסך הרלוונטי, מסמנת אותה כנקראה והמונה יורד
- "סמן הכול כנקרא" מנקה את המונה בלחיצה אחת
- העדפות אישיות — אילו סוגי התראות נשלחים גם למייל
אפליקציית הנהג
הסידור היומי של הנהג — בכיס
אפליקציית מובייל (PWA) לנהג: הסידור היומי מגיע אליו ישירות לטלפון, בלי טלפונים לסדרן. הנהג רואה כל נסיעה עם עצירות, שעות ונוסעים, מדווח התקדמות בלחיצה — והסטטוס מתעדכן אצל הסדרן בזמן אמת. גם דיווח ק"מ ומסמכים אישיים, והכול עובד גם בלי קליטה.
- הסידור מגיע לנהג בזמן אמת — כולל שינויים של הרגע האחרון
- דיווח סטטוס בלחיצה אחת: אושרה, בדרך, הסתיימה — עם זמני ביצוע אמיתיים לדוחות ולשכר
- סימון עליית נוסעים עם טלפון של כל נוסע
- ניווט ישיר ל-Waze ול-Google Maps מכל עצירה
- עובד גם בלי קליטה — הסידור שמור במכשיר
- התחברות נהג עם טלפון וסיסמה — בלי התקנות ובלי הדרכות
- "היום שלי" — כל נסיעות היום לפי שעה, עם סטטוס ברור לכל נסיעה
- פתיחת נסיעה: מסלול עצירות מסודר עם שעה משוערת, נוסעים וחיוג ישיר לכל נוסע
- ניווט בלחיצה — Waze לעצירה הראשונה או המסלול המלא ב-Google Maps
- דיווח התקדמות: אישור קבלה ← התחלתי לנסוע ← סיימתי, עם זמני ביצוע אמיתיים
- סימון נוסעים שעלו בכל עצירה
- דיווח ק"מ מהאודומטר ישירות לכרטיס הרכב
- המסמכים שלי — רישיון ואישורים עם מעקב תוקף